Aviso de Privacidad

01Definiciones

Para efectos del presente Aviso de Privacidad, se aplican las siguientes definiciones:

• Autoridad de Protección de Datos: la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador y, para las personas que se encuentran en la Unión Europea, la autoridad de control de su país de residencia (en España, la Agencia Española de Protección de Datos, AEPD).
• Datos Personales: Información que identifica o hace identificable a una persona natural.
• Tratamiento: Cualquier operación realizada sobre datos personales, incluida su recolección, extracción, uso, almacenamiento, transferencia o eliminación.
• Titular (o interesado): Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: Quien decide sobre la finalidad y el tratamiento de los datos personales.
• Encargado del tratamiento: Quien trata datos personales por cuenta y bajo instrucciones del responsable.
• Transferencia o comunicación internacional: Envío o acceso a datos personales por parte de destinatarios ubicados fuera del país en que se encuentra el titular.
• Usuario: Persona natural o jurídica que accede o utiliza el sitio web o las plataformas.
• Sitio Web: Plataforma digital accesible a través de scribano.io.

02Responsable del tratamiento de datos personales

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

• Razón social: Philidor Strategy & Compliance S.A.S. (Scribano), sociedad constituida en Ecuador, RUC 1793230575001.
• Domicilio legal: Oswaldo Guayasamín y Calle G 357, Quito, Ecuador.
• Teléfono: +593 95 895 3558.
• Correo electrónico de privacidad: privacidad@scribano.io

Ese correo es el canal para cualquier consulta, solicitud o reclamación relacionada con tus datos personales, vengas de donde vengas.

03Datos personales que se recogen

Scribano podrá recolectar y tratar los siguientes datos personales, según el servicio utilizado por el usuario:

• Datos de identificación y contacto: nombre, apellido, correo electrónico, número de teléfono celular y ciudad.
• Si inicias sesión con tu cuenta de Google o Microsoft: el correo, el nombre y la foto de perfil que ese proveedor nos comunica. No guardamos tu contraseña.
• Si conectas tu calendario o tu correo en las plataformas con cuenta (por ejemplo, para recibir alertas de plazos en el seguimiento de procesos o sugerencias de registros en el registro de horas): título, fecha, duración y asistentes de tus reuniones, y remitente, asunto, fecha y un extracto de tus correos recientes; se guarda únicamente lo que tú confirmes como caso, registro o alerta.
• Documentos y archivos cargados por el usuario: escrituras, contratos, minutas y otros documentos legales, así como los datos personales contenidos en ellos, incluidos los de terceros (por ejemplo, comparecientes o partes de un contrato o proceso).
• Datos de cuenta y uso: información de registro, historial de consumo de créditos, suscripciones y actividad dentro de las plataformas de Scribano.
• Datos de facturación y pago: información necesaria para procesar pagos a través de plataformas de terceros (sin que Scribano almacene datos completos de tarjetas de crédito o débito).
• Datos técnicos: dirección IP, información del navegador, uso de cookies y, si llegas desde un anuncio, una campaña o una recomendación, el identificador de esa campaña o el código de quien te recomendó.
• Prueba de tu aceptación de los Términos y de la versión de este Aviso que se te mostró: fecha y hora, versiones, dirección IP y navegador.
• Si postulas a una vacante o al programa de partners y embajadores: tu hoja de vida y los datos que contiene (formación académica, experiencia profesional y datos de contacto), el país y la ciudad donde vives, tu cédula o pasaporte, tu fecha de nacimiento y las respuestas del cuestionario de postulación.
• Datos de contacto usados para campañas publicitarias.

A través de su sitio web (scribano.io) Scribano no solicita datos personales sensibles. No obstante, los documentos que el usuario cargue en las plataformas podrían contener datos de esta naturaleza; en tal caso, serán tratados únicamente con la finalidad de prestar el servicio solicitado y bajo medidas reforzadas de seguridad y confidencialidad. Los servicios de Scribano no están dirigidos a menores de edad.

04Finalidad y base jurídica del tratamiento

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades, cada una con la base que la legitima (LOPDP, artículo 7; RGPD, artículo 6):

• Generar documentos legales a partir de la información y los documentos proporcionados por el usuario, extraer y estructurar la información contenida en ellos mediante sistemas de inteligencia artificial, y analizar contratos y elaborar informes de riesgo: ejecución del servicio que solicitas (relación contractual o medidas previas a petición tuya).
• Prestar y administrar los servicios de las plataformas de Scribano (Scribano One, generadores de documentos, evaluador de contratos, seguimiento de procesos, registro de horas y matriz notarial), incluidas las comunicaciones operativas sobre el servicio contratado: ejecución del servicio.
• Gestionar solicitudes de información, contacto y agendamiento de demostraciones: medidas previas a petición tuya y, cuando nos das tus datos en un formulario para eso, tu consentimiento.
• Procesar pagos y emitir comprobantes: ejecución del servicio y cumplimiento de obligaciones legales (tributarias, contables y de prevención de lavado de activos).
• Enviar comunicaciones informativas, comerciales y publicitarias, y medir su efectividad: tu consentimiento, que puedes retirar en cualquier momento; si ya eres cliente, podemos informarte sobre servicios similares a los que contrataste con base en nuestro interés legítimo, y puedes oponerte en cualquier momento y en cada envío.
• Medir de dónde llegan las visitas y las compras (por ejemplo, desde qué campaña o recomendación) y mejorar los servicios, analizando los datos de forma agregada: interés legítimo en conocer y mejorar nuestro negocio, sin perfilarte individualmente.
• Programas de recomendación («Recomienda y gana», embajadores): si compras un informe del evaluador y nos dejas tu correo, o si en tu cuenta abres «Recomienda y gana» o «Invitar», generamos un código de recomendación asociado a tu correo y lo mostramos en pantalla; si alguien compra con él, esa persona recibe un descuento y a ti se te anota una recompensa (créditos o, si firmas el contrato de embajador, una comisión). Base: nuestro interés legítimo en dar a conocer el servicio; no te enviamos correos por esto y puedes oponerte y pedir que borremos el código escribiendo a privacidad@scribano.io.
• Evaluar tu postulación a una vacante o al programa de partners y embajadores, leer tu hoja de vida mediante sistemas de inteligencia artificial para precargar los campos del formulario —que siempre puedes corregir antes de enviarlo—, contactarte para entrevistarte y, si te aprobamos, gestionar tu participación en el programa: tu consentimiento, que das al enviar la postulación y puedes retirar cuando quieras, y medidas previas a petición tuya. La decisión de continuar o no con una candidatura la toma siempre una persona.
• Guardar la prueba de tu aceptación de este Aviso y de los Términos, atender tus solicitudes de derechos y defender nuestros derechos ante reclamaciones: cumplimiento de obligaciones legales e interés legítimo.
• Garantizar la seguridad de los servicios y prevenir usos abusivos o fraudulentos: interés legítimo.

Facilitar tus datos no es una obligación legal, salvo los de facturación cuando compras algo, que la ley tributaria nos exige para emitir el comprobante. Los demás son necesarios solo en la medida en que el servicio no puede funcionar sin ellos: sin el contrato que subes no podemos analizarlo, sin los datos que pide cada formulario no podemos generar el documento y, en las plataformas con cuenta, sin un correo no podemos crearte la cuenta ni enviarte los accesos. En el evaluador de contratos el correo es opcional: sin él ves el informe igual, solo que no podremos reenviarte el enlace ni el comprobante. Los campos marcados como opcionales en cada formulario puedes dejarlos vacíos sin que ello te impida usar el servicio.

05Uso de inteligencia artificial y decisiones automatizadas

Scribano utiliza sistemas de inteligencia artificial para asistir en la generación de documentos, la extracción y estructuración de la información contenida en los documentos que el usuario carga (por ejemplo, escrituras, contratos o minutas), la redacción de textos y el análisis de contratos.

Para ello, los contenidos que hace falta analizar (por ejemplo, el texto del contrato que evalúas, el documento que cargas para autocompletar datos o tu hoja de vida si postulas a una vacante) se envían a nuestro proveedor de inteligencia artificial, ubicado en los Estados Unidos de América, que actúa como encargado del tratamiento bajo un contrato de protección de datos: solo puede usarlos para prestarnos el servicio, no los usa para entrenar sus modelos y los conserva de forma temporal, por un plazo limitado, únicamente para detectar usos abusivos, salvo que detecte uno o la ley le exija guardarlos más tiempo.

Los documentos y análisis generados mediante inteligencia artificial son una ayuda: Scribano no los revisa antes de entregártelos, no constituyen asesoría legal y debes revisarlos tú o un profesional antes de usarlos. Scribano no adopta decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos sobre el titular o lo afecten significativamente sin intervención humana. El titular tiene derecho a solicitar información sobre la lógica aplicada y a requerir la intervención humana en el tratamiento.

06Datos de terceros contenidos en documentos

Cuando el usuario carga documentos que contienen datos personales de terceros (por ejemplo, comparecientes, o partes de un contrato o de un proceso), declara contar con la facultad o base legal para facilitarlos y para que Scribano los trate con la finalidad de prestar el servicio solicitado. Scribano trata esos datos únicamente para producir el documento o el informe pedido, no los usa para otros fines y no contacta directamente a esas terceras personas: no tiene forma razonable de hacerlo y supondría un esfuerzo desproporcionado, por lo que la información se les da mediante este Aviso público. Si actúas como profesional o empresa y esos datos son de tus clientes o de las partes de sus asuntos, eres tú quien decide sobre ellos y quien debe informarles cuando la ley te lo exija.

En los servicios prestados a estudios jurídicos, notarías u otras entidades, Scribano actúa como encargado del tratamiento, tratando los datos por cuenta e instrucción de dichas entidades, quienes ostentan la condición de responsables frente a sus propios clientes o usuarios.

07Conservación de los datos personales

Los datos personales se conservan solo durante el tiempo necesario para la finalidad para la que se recogieron, con estos plazos:

• Evaluador de contratos: el análisis y el texto del contrato se conservan 48 horas desde el análisis y, si desbloqueas el informe completo, 7 días desde el pago; una limpieza automática los elimina de nuestros servidores al vencer. El registro de la venta (fecha, importe, método de pago y, si lo diste, tu correo) se conserva por el plazo legal de los comprobantes; no incluye tu contrato. Nuestro proveedor de inteligencia artificial conserva una copia temporal del contrato en los términos de la sección 05.
• Código de recomendación: tu correo, tu código y las compras hechas con él se conservan mientras el programa siga vigente o hasta que pidas la baja; si firmas el contrato de embajador, además por lo que exija ese contrato y la ley.
• Cuentas de las plataformas (Scribano One, generadores de documentos, seguimiento de procesos, registro de horas y matriz notarial): mientras la cuenta esté activa; al cerrarla, los datos se eliminan o anonimizan, salvo lo que deba conservarse por obligación legal.
• Documentos y datos cargados en las líneas de prueba: por los períodos limitados definidos para cada servicio, tras los cuales son eliminados o anonimizados.
• Postulaciones a vacantes y al programa de partners y embajadores: tu postulación y tu hoja de vida se conservan durante el proceso de selección y hasta un año después, por si se abre una vacante parecida; puedes pedirnos antes su eliminación escribiendo a privacidad@scribano.io. Si te aprobamos y firmas el contrato, pasan a conservarse por lo que exijan ese contrato y la ley.
• Facturación y pagos: por el plazo que exija la legislación contable y tributaria aplicable (en Ecuador, siete años).
• Prueba de tu aceptación de este Aviso y de los Términos: mientras puedan derivarse responsabilidades de la relación.
• Datos para campañas publicitarias: mientras no revoques el consentimiento o te opongas.
• Datos técnicos y registros de seguridad: por períodos breves, salvo que sean necesarios para investigar un incidente.

08Transferencia internacional y encargados del tratamiento

Scribano tiene su domicilio en Ecuador y aloja sus plataformas y bases de datos en servidores de un proveedor de nube ubicado en los Estados Unidos de América; sus demás proveedores tecnológicos también pueden encontrarse fuera del Ecuador. En consecuencia, los datos personales son objeto de transferencia o comunicación internacional, en particular con:

• Proveedores de alojamiento e infraestructura en la nube (hosting), donde viven las plataformas y sus bases de datos.
• Proveedores de inteligencia artificial, para el procesamiento, extracción y estructuración de datos y el análisis de contratos (sección 05).
• Plataformas de procesamiento de pagos, que tratan tus datos de pago como responsables independientes conforme a sus propias políticas.
• Google y Microsoft, solo si tú eliges iniciar sesión con tu cuenta de esos proveedores o conectar tu calendario o tu correo; en ese caso ellos también tratan tus datos como responsables independientes conforme a sus políticas.
• Herramientas de estadísticas de visitas del sitio web (sin cookies) y de marketing y publicidad digital.

Los encargados tratan los datos conforme a las instrucciones de Scribano, con medidas y garantías adecuadas para la protección de los datos: contratos de encargo del tratamiento con obligaciones de confidencialidad, seguridad y devolución o supresión al terminar, y garantías adecuadas para la transferencia (LOPDP, artículos 34, 55 y 57) y, respecto de los datos de personas que se encuentran en la Unión Europea, las de la sección 14.

Scribano no comercializa ni vende datos personales.

09Medidas de seguridad

Scribano adopta medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra accesos no autorizados, pérdida, alteración o uso indebido, incluyendo el cifrado de las comunicaciones en tránsito, controles de acceso, registro de la actividad relevante y políticas de retención limitada de la información. Si ocurriera una violación de la seguridad que ponga en riesgo tus derechos, la notificaremos a la autoridad competente y, cuando corresponda, a ti, en los plazos que fija la ley.

El usuario reconoce que ningún sistema es completamente infalible.

10Derechos de los titulares

Puedes ejercer en cualquier momento y de forma gratuita los derechos de acceso, rectificación y actualización, eliminación (supresión), oposición, portabilidad y limitación del tratamiento, así como retirar el consentimiento que hayas dado (sin que ello afecte a lo tratado antes de retirarlo) y solicitar que no se te apliquen decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados. Basta con escribir a privacidad@scribano.io.

La solicitud deberá permitir identificar al titular y especificar claramente el derecho que desea ejercer. Respondemos en los plazos que fija la ley que te aplica. Conforme a la LOPDP: quince días si ejerces tus derechos de acceso, rectificación, eliminación u oposición, y diez días hábiles si nos presentas otra solicitud, una queja o una reclamación. Conforme al RGPD: un mes, prorrogable dos más si la solicitud es compleja.

Si consideras que no hemos atendido tu solicitud o que el tratamiento infringe la normativa, puedes presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador y, si te encuentras en la Unión Europea, ante la autoridad de control de tu país (en España, la Agencia Española de Protección de Datos, www.aepd.es).

11Veracidad de la información

El usuario declara que los datos proporcionados son veraces, completos y actualizados. Scribano no será responsable por información incorrecta o inexacta proporcionada por el titular.

12Uso de cookies y almacenamiento local

El sitio web scribano.io no utiliza cookies analíticas ni publicitarias. Para contar visitas usamos una herramienta de estadísticas que no instala cookies ni te identifica: recibe la página que visitas, desde dónde llegas, tu navegador y el tamaño de tu pantalla, y usa tu dirección IP solo de forma momentánea para distinguir visitantes y saber desde qué país nos visitas, sin guardarla.

El evaluador de contratos no instala ninguna cookie de medición: si llegas desde un anuncio, el nombre de la campaña viaja con tu análisis solo durante esa visita y no se guarda en tu navegador; el único almacenamiento local que usa es técnico (recordar el país que elegiste). Las demás plataformas de Scribano utilizan cookies y almacenamiento local de dos tipos: técnicas, necesarias para que el servicio funcione (por ejemplo, mantener tu sesión iniciada); y de medición de campañas y recomendaciones: si llegas desde un anuncio o desde el enlace de alguien que te recomendó, una cookie de primera parte guarda durante treinta días el nombre de la campaña o el código de recomendación, solo para saber de dónde vino la visita y, si te registras o compras, atribuirlo. Ninguna de ellas contiene tus documentos ni permite a terceros seguirte fuera de Scribano.

Puedes borrar o bloquear las cookies desde la configuración de tu navegador; las técnicas son imprescindibles y sin ellas algunas funciones no operan.

13Modificaciones

Scribano podrá modificar el presente Aviso de Privacidad en cualquier momento. La versión vigente estará disponible en el sitio web e identificada por su fecha; cada aceptación queda registrada con la versión que se mostró.

Fecha de última actualización: 18 de agosto de 2026

14Si te encuentras en la Unión Europea

Cuando utilizas los servicios de Scribano desde la Unión Europea (por ejemplo, desde España), además de todo lo anterior:

• Ley aplicable y autoridad: tus datos están protegidos por el RGPD y, en España, por la LOPDGDD; puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos o la autoridad de control de tu país, sin perjuicio de acudir a los tribunales.
• Bases jurídicas: son las indicadas en la sección 04, que corresponden a las del artículo 6 del RGPD (ejecución de contrato o medidas precontractuales, consentimiento, obligación legal e interés legítimo). Cuando nos basamos en el interés legítimo, lo hemos ponderado frente a tus derechos y puedes oponerte en cualquier momento por motivos relacionados con tu situación particular.
• Dónde se tratan tus datos: Scribano está establecida en Ecuador, un país que no cuenta con una decisión de adecuación de la Comisión Europea, y sus servidores y proveedores tecnológicos están principalmente en los Estados Unidos de América. Las transferencias de tus datos a esos proveedores se amparan en cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea o, cuando el proveedor cuenta con ella, en una decisión de adecuación, complementadas con las medidas de seguridad de la sección 09. Puedes pedirnos información sobre esas garantías escribiendo a privacidad@scribano.io.
• Tus derechos: los de la sección 10, incluidas la limitación del tratamiento y la portabilidad, con el plazo de respuesta del RGPD que allí se indica.
• Cookies: el sitio web no usa cookies analíticas ni publicitarias (las visitas se cuentan con una herramienta sin cookies, sección 12) y el evaluador de contratos no instala cookies de medición: solo usa almacenamiento técnico para recordar el país que elegiste.
• Datos de terceros en tus documentos: si analizas un contrato propio, Scribano es responsable de los datos de la otra parte que contiene: los trata solo para producir el análisis que pediste, no los usa para nada más y no contacta a esas personas porque supondría un esfuerzo desproporcionado (artículo 14.5.b del RGPD); por eso publicamos este Aviso. Si actúas como profesional o empresa y esos datos son de tus clientes o de las partes de sus asuntos, tú eres el responsable y quien debe informarles.
• Menores: nuestros servicios se dirigen a personas mayores de edad; no tratamos a sabiendas datos de menores de catorce años.